Kepanitiaan adalah sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalamsuatu acara yang direncakanan oleh suatu organisasi.
B. Fungsi Umum Kepanitian
Fungsi umum kepanitiaan adalah sebagai berikut:
1. membuat dan merencakanan forma, desain acara
2. menyempurnakan organisasi panitia
3. membangun koordinasi dan kerjasama
4. menetapkan keputusan operasional
5. melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi
6. melaksanakantahap-tahap acara
7. Upgrading, peningkatan dan evaluasi
C. Tahapan Pembentukan Kepanitiaan
Dalam suatu kepanitiaanada beberapa tahapan yang perlu dilakukan dalam pembentukannya yakni:
1. Menetapkan tujuan, sasaran serta target acara dan kepanitiaan
2. Observasi dan penyusunan proposal
3. Menetapkan Steering Committee
4. Menetapkan Organizing Committe
5. Merekrut anggota kepanitiaan
6. Mengeluarkan SK Legitimasi
D. Steering Commitee (SC)
Steering Commitee merupakan bagian dari keseluruhan kepanitiaan. beberapa tugas dan wewenang yang dimiliki oleh SC adalah sebagai berikut:
1. Penghubung antara organisasi penyelenggara dan OC
2. Merumuskan konsep, format dan desain acara (susunan acara, tema,, materi dan pemari, waktu acara dan lain-lain)
3. Menetapkan time schedule umum atau grand desain
4. Menetapkan tugas umum
5. Mengawasi dan mengarahkan kerja OC
6. Memberikan Evaluasi Kepanitiaan
E. Organizing Committee
Adapun tugas dan wewenang OC adalah sebagai berikut:
1. Mengadakan koordinasi dengan SC
2. Memahami format dan desain acara
3. Membuat perencanaan operasional
4. Mengadakan konsolidasi internal
5. Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC
6. Menetapkan keputusan operasional
7. Mengadakan evaluasi teknis
F. Struktur Kepanitiaan
Umumnya struktur kepanitiaan memiliki struktus sebagaimana berikut:
1. Ketua
2. Sekretaris
3. Bendahara
4. Seksi Acara
5. Seksi Kestari
6. Seksi Perlengkapan
7. Seksi Humas dan Dana
8. Seksi Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi
9. Seksi Kesehatan dan Keamanan
10. Seksi Konsumsi
11. Dan Lain2
G. Job Description
Ketua
1. Berkoordinasi dengan SC mengenai teknis kegiatan
2. memimpin dan mengkoordinasikan kepanitiaan (termasuk untuk menentukan waktu rapat)
3. Memimpin Rapat
4. Mengkoordinasikan setiap inspirasi, aspirasi dan pendapat anggota
5. Mengevaluasi kinerja anggota
6. Membangun sistem kerjasama yang solid
7. Menyelesaikan permasalahan semaksimal mungkin
8. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan
Sekretaris
1. Mengatur persiapan rapat
2. Membuat presensi rapat panitian
3. Melaksanakan notulensi rapat
4. Mengeluarkan dan mengumpulkan surat
5. menjadi pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan
6. Membuat laporan kegiatan
Bendahara
1. Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan
2. Melaporkan kondisi keuangan setiap kali rapat kepanitiaan
3. Membuat laporan keuangan
Seksi Acara
1. Membuat time Scedule
2. Mengatur susunan acara dan teknis pelaksanaan acara yang telah ditetapkan
3. Bertanggung jawab atas jalannya acara
4. Menyiapkan bahan dan personalia teknis pelaksanaan acara
5. Menghubungi pihak-pihak yang diperlukan untuk mendukung berjalannya acara
6. Menentukan tempat penyelenggaraan acara
7. Mendata undangan yang akan hadir pada saat acara
8. Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan
9. Mendata barang-barang yang diperlukan
10. Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan
Seksi Kestari
1. Membuat time scedule
2. Membuat proposal permohonan dana
3. Mengumpuakn time shcedul dari masing-masing seksi dan dipublikasikan kepanitia
4. Berkoordinasi dengan sekretaris dalam melaksankan tugas-tugasnya
5. Menyiapkan kelengkapan panitia
6. Menangani registrasi peserta bersama seksi acara
7. Menyediaakan ATK
8. Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan
Seksi Perlengkapan
1. Membuat time scedule
2. Mendata dan menyiapkan barang-barang ytang dibutuhkan oleh seluruh seksi
3. Bertanggung jawab atas keberadaan barang-barang
4. Menyediaakan tempat kegiatan
5. Mengevaluasi dan membaut laporan
Seksi Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi
1. Membuat time schedule
2. Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan
3. Mendekorasi tempat acara
4. Melakukan dokumentasi setiap acara termaksud persiapan acara
5. Mendata barang-barang yang akan diperlukan
6. Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan
Seksi Konsumsi
1. Membuat time scedule
2. Menyediakan konsumsi panitia, peserta dan para undangan
3. Merencakan teknis pemberian konsumsi
4. Mendata barang-barang yang diperlukan
5. Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan
Seksi Kesehatan dan Keamanan
1. Membuat time scedule
2. Mendata dan menyiapkan obat-obat yang diperlukan
3. Memberikan layalanan kesehatan kepada panitian dan peserta
4. Bertanggung jawab atas keadaan aman selama acara berlangsung
5. Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan
Seksi Humas dan Dana
1. Membuat time scedule
2. Menyebar undangan
3. Menentukan tujuan proposal
4. Menyebar proposal dan mengeceknya kembali
5. Menyebarkan list sumbangan dana kepada panitia (Kalau perlu)
6. Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan
Sumber: M Syamsul F M...
Semoga Bermanfaat
0 Response to "MANAJEMEN KEPANITIAAN"
Posting Komentar